OLAY YÖNETİM EKİBİ (OYE), OLAY YÖNETİM MERKEZİ (OYM) VE ACİL MÜDAHALE PLANI’NIN (AMP) AKTİVE EDİLMESİ

Eylemin Gerçekleştirilme Zamanı

Eylemlerin Raporlama Zamanı

Temel Faaliyet

Yönetim yapısını derhal aktif hale getirmek.

Hedefler

• Mümkün olduğunca çok sayıda olay yönetim ekip üyesini aktive et- mek (pozisyonlar/fonksiyonlar),

• Olay Yönetim Merkezi’ni açmak (OYM) ve ilk Olay Yönetim Ekibi (OYE) toplantısını yapmak,

• Mevcut üyelere göre Olay Yönetim Ekibi’ni düzenlemek,

• Mevcut üyeler arasında görev ve sorumlulukları dağıtmak,

• Etkili yönetim ve koordinasyonu sağlamak üzere Olay Yönetim Mer- kezi’ni işlevsel hale getirmek,

• Acil Müdahale Planı’nın aktivasyon düzeyine karar vermek.

Sırası ile Gerçekleştirilecek Eylemler

• Olay Yönetim Merkezi’ni (OYM) açın,

Hemen

• OYE çalışmaları için Standart Operasyon Prosedürleri, İş Akış Tali- matları, kayıtlar, kartlar, standart protokoller ve ekipmanın mevcut olup olmadığını kontrol edin,

1 dk

30dk

• Olay Yönetim Merkezi’ndeki haberleşme araçlarını kontrol edin,

1 dk

30dk

• OYE’nin çalışma yöntemine karar verin,

2dk

30dk

• OYE’nin çalışmalarını kolaylaştırmak için destek personelin hazırda bulunmasını sağlayın,

5dk

30dk

• OYE’nin mevcut üyeleriyle, var olan bilgileri ve Acil Müdahale Pla- nı’nın (AMP) aktivasyon düzeyini göz önünde bulundurarak güncel durumu değerlendirin ve acil ihtiyaçları belirleyin,

10dk

30dk

• Hastane içi ve dışındaki ana paydaşlarla öncelikli faaliyetlerin karar- laştırılmasına yönelik koordinasyonu sağlayın,

10dk

30dk

• Yangın gibi devam etmekte olan bir iç tehdidin meydana gelmesi du- rumunda, Olay Yönetim Merkezi için alternatif bir oda da dahil olmak üzere; OYE’nin çalışmasını sürdürmeye yönelik yedek sistemleri be- lirleyin,

15 dk

30dk

• Epidemi durumunda, OYE toplantılarına, hastane enfeksiyon önleme ve kontrol programı sorumlusunu dahil edin,

5dk

30dk

• Mevcut OYE üyeleri, işlenmesi/değerlendirilmesi gereken verilerin tespitinde şu hususları göz önünde bulundurmalıdır:

5dk

30dk

- Yalnızca karar vermeye yönelik verilere odaklanın,

5dk

30dk

- Olayın türüne göre (kitlesel travma, zehirlenme veya pandemi) acil ihtiyaç duyulan ve sonraki birkaç saat içerisinde ihtiyaç duyu- lacak verilerin olabileceğini göz önünde bulundurun,

15dk

30dk

- Verilerin kaynağı nerededir, nasıl toplanır, kim ne yapacak,

OYM ‘de nasıl muhafaza edilip işlenecek gibi soruları cevaplayın.

15dk

30dk

• İç ve dış koordinasyon tedbirlerini (AMP’de açıklandığı gibi) ve bun- ların mevcut duruma nasıl uyarlanacağını belirleyin (bilgi yönetimi bölümüne bakınız),
  

15dk

30dk

• İlk 48 saat ve sonrasında, OYE’nin çalışmalarının nasıl düzenleneceği- ne karar verin,
  

20dk

30dk

• AMP aktivasyon düzeyini yeniden değerlendirin ve Departman/Servis/ Birim Müdahale Prosedürlerinin aktivasyonuna gerek olup olmadığına (gerek varsa hangi müdahale prosedürünün aktive edileceğine) karar verin,
  

25dk

30dk

• Hangi alanların açılması gerektiğine karar verin,

15dk

30dk

• Personelin nasıl geri çağırılacağına karar verin,
  

15dk

30dk

• Mevcut personelin ne yapacağına karar verin (hastanede kalacak mı, kalmayacak mı?),

15dk

30dk

• Geri dönen personelin toplanma noktasının neresi olacağına karar verin,

15dk

30dk

• Sağlık yöneticileri ile irtibata geçin ve bilgi paylaşımında bulunun.

15dk

30dk

İş Sağlığı ve Güvenliği Kuralları

Olayın, temel hastane hizmetlerinin sunulmasını engelleyip engellemeye- ceği ve hastanenin, personelin ve hastaların güvenliğini tehdit edip etme- yeceği kontrol edilmelidir.

Kullanılacak Materyaller

• Alınan bilgileri ve gerçekleştirilen eylemleri kaydetmeye yönelik Formlar ve kayıtlar (zaman, bildirimin içeriği, temel eylemler, bildi- rim ve alarm işleme şablonunun kim/kimler tarafından kullanıldığının kaydı, sağlık yöneticileri ile iletişim),

• Görev yelekleri,

• Olay Yönetim Merkezi (OYM) ekipmanı.

Hizmet Niteliğini Değerlendirme Kriterleri

• İrtibata geçilen OYE üyelerinin görevleri konusunda net talimatlara ulaşmaları için; kullanacakları İşAT’lar, Formlar ve SOP’ların hazır bulundurulmasını sağlayın,

15dk

30dk

• Olay Yönetim Merkezi’nin açılması ve işlevsel olmasını sağlayın.

15dk

30dk

Zaman Dilimi

• Olay bildiriminin alınmasıyla başlar, 2 saatten kısa süre içinde gerçekleşir.

Diğer Standart Operasyon Prosedürleri, İlgili İş Akış Talimatları ve Paydaşlar ile Koordinasyon

• Hastane Afet Triyaj Alanının, Gelen Hastalara Yönelik Harici Trafik Akışının ve Hasta Naklinin Yönetimi SOP’u,

15dk

30dk

• Acil Servis Yönetimi ve Hastaların Departman/Servis/ Birimlere Nakli SOP’u,

15dk

30dk

• Departman/Servis/ Birimlere ilişkin müdahale prosedürleri,

15dk

30dk

• Departman/Servis/Birim Müdahale Prosedürünün Aktivasyonu SOP’u,

15dk

30dk

• İnsan Kaynakları Yönetimi SOP’u,

15dk

30dk

• Bilgi Yönetimi SOP’u,

15dk

30dk

• Sağlık yöneticileri ile bilgi paylaşımı.

15dk

30dk

Karşılaşılabilecek Özel Durumlar

• Hastane dışı olayın hastane hizmetlerine ilişkin olumsuz sonuçlar doğurma ihtimali durumunda, Olay Eylem Planı’nı geliştirin (proaktif tutum ve öngörü).

30dk

60dk

Sürece Dahil Kişiler

• OYE üyeleri,

• Sağlık yetkilileri.

Ekler

•

Eylemlerin Kaydedilme Şekli

Kayıtlar: ………………

Formlar: …………………

Hemen

60dk

Raporlama mekanizması:

Hemen

60dk

• Acil Müdahale Planı’nın (AMP) aktivasyonunda Bilgi Yönetimi baş- lıklı bölümde açıklandığı şekilde raporlandırın.

60dk

İzleme

• OYE, operasyon koordinasyonu ve faaliyetlerde ortaya çıkabilecek önemli sorunları mümkün olan en kısa sürede tespit etmek için yöne- tim sistemlerinin izlenmesine karar vermelidir,

60dk

• OYE, kaynakların etkin yönetildiğinden, hastane içi ve hastane dışı paydaşlarla bilgi paylaşıldığından emin olmalıdır.

60dk

Güvenlik Konuları

•

İlk Yayınlanma Tarihi Revizyon

• Koyu renkli alanlar doldurulmayacaktır.