BİRİM: Arşiv
GÖREV ADI : Arşiv Sorumlusu
AMİR VE ÜST AMİRLER :İdari ve Mali Hizmetler Müdürü
GÖREV DEVRİ : İdare tarafından görevlendirilen idari personel
GÖREV AMACI : Kurum tarafından üretilen evrakların üretiminden imhasına kadar olan sürecin sistemli bir şekilde kontrolünü sağlamak
TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLAR : Kurumun faaliyetleri sonucu oluşan her türlü bilgi ve belgeyi toplamak, değerlendirmek ve saklamak,
YASAL DAYANAK:
Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği (10.9.1982 tarih ve 8/5319 nolu,md.157)
GÖREV , YETKİ VE SORUMLULUKLARI
- İşi biten hasta dosyalarını, arşiv tekniği bakımından kontrol ile noksanlarını tamamlattırıp düzenli bir şekilde yerleştirir.
- Yardımcı kayıtları (çeşitli endeks tipleri) geliştirir ve istatistikle ilgili bir görevli yoksa istatistik yapar ve bunları uluslararası hastalıkları tasnifine göre hastalık ve ameliyat kod numaraları konulmuş dosyalara yerleştirir.
- Tabiblerin inceleme, araştırma, makale, test, istatistik ve rapor hazırlamak gibi ilmi çalışmalarında ve günlük arşiv araştırmalarında kendilerine yardımcı olur.
- Arşivi devamlı olarak gözetimi altında bulundurur. İlgisi olmayanlara dosya vermez.
- Evrakların birimlerde ve arşivde saklama sürelerini tespit eder,
- Evrakların birimlerden sonra arşive alınması gerekli olanları, birim görevlisi ile birlikte arşive devredilmesini ve bu devirlerin düzenli olarak yürütülmesini sağlar.
- Arşive devredilen evrakları uygun şartlarda ve önceden belirlenen saklama kriterlerine göre arşivler.
- Arşivde bulunan evraklar için erişim sistemini kurarak arşivden faydalanılmasını sağlar,
- Evrakların takibini yapar,
- Evrakları fiziki olarak neme, ısıya, yangına ve çeşitli zararlı unsurlara karşı koruyacak tedbirleri alır,
- Arşivde saklama süresi dolan evrakların imhası için gerekli prosedürlere hakim olur,
- Envanter çalışması sonucunda listelenen tüm evrakların elektronik ortama aktarır ve intranet aracılığıyla Kuruma açılmasını sağlar,
- Mikroorganizmalara karşı yılda bir kez en az bir defa ilaçlama işlemi yapılır.
- Arsiv biriminde bulunan yangın söndürme cihazları yangın talimatı çerçevesinde devamlı çalışır halde bulundurur.