1.Medikal depoda bulunan ilaç ve tıbbi sarf malzemelerin fiili stok miktarı ve miadı HBYS üzerinde görülen miad ve miktarla uyumlu olmalıdır.
Aşağıdaki tabloda örnek kontrolleri yapılan malzemelerin fiili kontrolleri de yapılarak doğrulanmalıdır.

 Kritik Ürünlerin İzlenebilirliği: Kayıtlarınızda Kuduz Serumu ve Cortair Nebul gibi miadı Ocak 2026 sonunda dolacak çok kritik ürünler bulunmaktadır. Rehberlik uyarınca, bu ürünlerin stok miktarlarının doğruluğu için eczacı tarafından periyodik sayımlar yapılmalı ve kayıt altına alınmalıdır.

 MKYS ve HBYS Entegrasyonu: Standardın gereği olarak, MKYS üzerinden yapılan tüketim bildirimleri ile HBYS verileri arasında tutarlılık sağlanmalıdır. Özellikle Anestezi Servisi'ndeki 356 adet EKG elektrodu gibi yüksek miktarlı stoklarda, sistemdeki düşümlerin fiili kullanım ile eş zamanlı yapılması 19.1 uyumu için kritiktir.

Soru:HBYS’de kayıtlı stok miktarı, fiili (yerinde) stok miktarıyla uyumlu mu? Evet

Soru:HBYS’de kayıtlı son kullanma tarihi, ürün üzerindeki gerçek miad ile uyumlu mu? Evet

Açıklama:Değerlendirilen ay içinde randomize seçilen tıbbi sarf ve ilaç için

Uygunluk Oranı:Fiili stok ve miadı HBYS ile uyumlu olan ilaç ve tıbbi sarf oranı (％) = Randomize seçilen ilaç ve tıbbi sarf malzemelerden Fiili stok ve miadı HBYS ile uyumlu olan ürün sayısı\Toplam randomize seçilerek incelenen ilaç ve tıbbi sarf ürün sayısı x100    (10:10)x100=100  İlaç ve tıbbi sarf malzeme için seçilen örneklemde oran ％100 dür.
2.Medikal depolarda, ilaç ve tıbbi sarf malzemelerin minimum ve kritik stok seviyesine düştüğünde, HBYS’de uyarı vermelidir.

Soru:Medikal depolarda, ilaç ve tıbbi sarf malzemeler minimum stok seviyeye düştüğünde, HBYS’de uyarı veriyor mu? Evet

Soru:Medikal depolarda, ilaç ve tıbbi sarf malzemeler kritik stok seviyesine düştüğünde, HBYS’de uyarı veriyor mu? Evet

Açıklama:Medikal Depoda Randomize ilaç ve tıbbi sarf seçilir .

Uygunluk Oranı:HBYS de minimum stok seviyeye düştüğünde uyarı veren ilaç ve tıbbi sarf malzeme oranı=Randomize seçilen ilaç ve tıbbi sarf malzemelerden HBYS de minimum stok seviyesine düştüğünde uyarı veren ürün sayısı /Toplam randomize seçilen ilaç ve tıbbi sarf ürün sayısı x100   (10:10)x100=100 İlaç ve tıbbi sarf malzeme için seçilen örneklemde oran ％100 dür.

3.Medikal depoda bulunan ilaç ve tıbbi sarf malzemelerin MKYS tüketim bildirimlerinin uygunluğu kontrol edilmelidir.

Soru:Medikal depoda bulunan ilaç ve tıbbi sarf malzemelerin MKYS tüketim bildirimlerinin uygunluğu kontrol ediliyor mu? Evet

Açıklama:Medikal depoda randomize ilaç ve tıbbi sarf seçilir. (10 adet seçildi 2 adet uygunsuz)

Uygunluk Oranı:MKYS ile uyumlu ilaç ve tıbbi sarf malzeme oranı=Randomize seçilen ilaç ve tıbbi sarf malzemelerden tüketimi MKYS ile uyumlu olan ürün sayısı /Toplam randomize seçilen ilaç ve tıbbi sarf ürün sayısı x100   

(8:10)x100=80 İlaç ve tıbbi sarf malzeme için seçilen örneklemde oran ％80 dir.
Uyuşmazlık Yönetimi: Kayıtlar arasında farklılık tespiti durumunda, medikal depo sorumlusu ve ilgili birimler koordinasyonunda düzeltme işlemleri yapılmalı ve bu durum kayıt altına alınmalıdır.
Yönetsel İzleme: Başhekim başkanlığındaki kurul, iki ayda bir bu analiz sonuçlarını değerlendirmeli ve sistem hataları veya bildirim gecikmeleri varsa Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet (DİF) başlatmalıdır.
4.Medikal depo kapsamında yer alan ilaç ve tıbbi sarf malzemelerin tüketim doğrultusunda faturalandırılma uygunluğu kontrol edilmelidir.

Açıklama:Son 1 aya ait randomize seçilmiş hastalara ait malzeme tüketim kayıtları incelenir.Bu kayıtların faturalara yansıyıp yansımadığı kontrol edilir.Fatura dışı kalan ürünlere ait liste varsa gözden geçirilir.Faturalandırma sürecine ilişkin HBYS, MKYS ve/veya MEDULA kayıtları karşılaştırılır.

Açıklama:HBYS üzerinde tüketimi yapılan ilaç ve tıbbi sarf malzemeler hasta bazında kaydediliyor mu? Evet

Açıklama:Tüketilen ürünlerin tamamı için otomatik veya manuel faturalandırma işlemleri gerçekleştiriliyor mu? Evet

Açıklama:Faturalandırma işlemi, malzeme tüketim tarihine uygun ve zamanında yapılıyor mu? Evet

Açıklama:Medikal depoda randomize ilaç ve tıbbi sarf seçilir.

Uygunluk Oranı:Tüketim doğrultusunda faturalandırılması uygun olan ilaç ve tıbbi sarf malzeme oranı (％) = Randomize seçilen ilaç ve tıbbi sarf malzemelerden tüketim doğrultusunda uygun faturalandırılanların sayısı \Toplam randomize değerlendirilen ilaç ve tıbbi sarf malzeme sayısı x100    (14:15)x100=100 İlaç ve tıbbi sarf malzeme için seçilen örneklemde oran ％93 dür.

5.Medikal depoda bulunan ilaç ve tıbbi sarf malzemenin hareket görmeyen miktarları HBYS’de uyarı vermeli ve stok tutarı takip edilmelidir.

SDS-19 / 19.5: Hareket Görmeyen İlaç ve Tıbbi Sarf Analiz Tablosu (Aralık 2025)

Bu tablo, sistemde hareket görmeyen (medikal depolarda 2 ay, kliniklerde 15 gün boyunca çıkışı yapılmayan) kalemlerin birim bazlı dağılımını özetlemektedir,.

Madde Madde 19.5 Değerlendirme Analizi

1. Tanımlayıcı Süre Kriterleri ve Uyarı Sistemi (Ölçüt 19.5):

• Algoritma gereği, hareket görmeyen stoklar için medikal depolarda 2 ay, klinik ve diğer birimlerde ise 15 günlük bir sınır belirlenmiş olmalıdır.

2. Hareketsiz Tıbbi Sarf Malzeme Analizi:

• Kritik Kalemler: 1. Kat Acil Müdahale biriminde Airway (No:1-5), Aspirasyon Kateterleri ve Endotrakeal tüpler gibi çok sayıda kalem hareket görmeyen listesinde yer almaktadır.

• Mali Yük: Tıbbi sarf grubunda toplamda 582.388,66 ₺ tutarında envanter bulunmakta olup, bunun önemli bir kısmının Ameliyathane ve DS Medikal Sarf Ambarı gibi alanlarda hareketsiz beklemesi, stok verimliliğini düşürmektedir.

3. Hareketsiz İlaç ve İmha Süreçleri:

• Mali Kayıp Riski: Kurumun toplam stok tutarı 24.317.179,94 ₺'dir. Ancak, bunun 17,1 milyon ₺'si (yaklaşık ％70'i) İlaç İmha Deposu'nda bulunmaktadır.

• Bu durum, 19.5 standardı uyarınca ürünler "hareket görmeyen" aşamasındayken (imha noktasına gelmeden önce) gerekli devir veya kullanım aksiyonlarının alınamadığını göstermektedir.

Soru:Hareket görmeyen stokları tanımlayan süre kriteri belirlenmiş mi? Evet

Soru:HBYS sistemi bu süreyi aşan ürünler için otomatik uyarı verecek şekilde yapılandırılmış mı? Evet

Soru:Hareket görmeyen ürünlerin stok tutarları düzenli olarak raporlanıyor ve takip ediliyor mu? Evet

Açıklama:HBYS den hareket görmeyen ilaç ve tıbbi sarf malzemeler incelenir.

Uygunluk Oranı:HBYS de hareket görmeyen miktarları uyarı veren ilaç ve tıbbi sarf malzeme Oranı (％) = HBYS de hareket görmeyen miktarları uyarı veren ilaç ve tıbbi sarf malzeme sayısı \Toplam randomize Değerlendirilen ilaç ve tıbbi sarf malzeme sayısı x100    
(20:20)x100=100 İlaç ve tıbbi sarf malzeme için seçilen örneklemde oran ％100 dür.

6.İlaç ve tıbbi sarf malzemelerin stok gün süresi takip edilmelidir.

Temel Hedef: Randomize seçilen ürünlerin stok gün süresinin 60 günün altında olmasıdır
Soru:İlaç ve tıbbi sarf malzemelerin stok gün süresi takip ediliyor mu? Evet

Uygunluk Oranı:Stok Gün Süresi Takip Edilen Tıbbi Sarf malzeme Oranı (％) =Randomize seçilen ilaç ve tıbbi sarf malzemelerden stok gün süresi 60 gün altı olan ürün sayısı \Toplam incelenen ilaç ve tıbbi sarf ürün sayısı x100

(8:10)x100=80   İlaç ve tıbbi sarf malzeme için seçilen örneklemde oran ％80 dir.

7.Medikal depoda bulunan tekil takibi yapılan ilaç ve tıbbi sarf malzemelerin İTS/ ÜTS verisi ile fiili miktar uyumu kontrol edilmelidir. İTS/MKYS alma/verme bildirimi kontrol edilmelidir.

Not: Detaylar 19.7 İts/Üts İlaç Tablosunda incelenebilir.

Not: Detaylar 19.7 İts/Üts Tıbbi Sarf Malzeme Tablosunda incelenebilir.

Soru:Tekil takibi zorunlu ürünler İTS/ÜTS üzerinden takip edilmekte mi? Evet

Soru:İTS/ÜTS üzerinde görülen stok miktarı ile fiili stok miktarı uyumlu mu? Evet

Soru:MKYS’de yapılan alma/verme bildirimi İTS/ÜTS kayıtlarıyla uyumlu mu? Evet

Soru:Farklılık tespiti durumunda düzeltici işlem yapılıyor ve kayıt altına alınıyor mu? Evet

Uygunluk Oranı:Evet” olarak işaretlenen unsur oranı (％)= Evet” olarak işaretlenen unsur sayısı\Toplam unsur sayısı x100
Oran ％100 dür.