| Standart 24 Genel Açıklaması: Eğitim kliniği bulunan sağlık tesislerinde görev yapan akademik ünvanlı tabiplerin (profesör, doçent, doktor öğretim üyesi) poliklinik hizmetleri; hem eğitim-araştırma hem de hasta bakım yükümlülüklerini dengeli biçimde karşılayacak şekilde planlanmalıdır. Bu standart; akademik tabip listesinin güncel tutulmasını, haftalık poliklinik programlarının planlanıp uygulanmasını, gerçekleşen poliklinik performansının analiz edilmesini, hizmet sözleşmelerinin takibini ve tüm bulguların iki ayda bir başhekim başkanlığında değerlendirilmesini zorunlu kılmaktadır. |
| Önemli Not — Kapsam Uygulaması: Bu prosedür ve Standart 24, bünyesinde eğitim kliniği (uzmanlık eğitimi verilen klinik) bulunmayan sağlık tesisleri için geçerli değildir. Eğitim kliniği bulunmayan tesislerde bu standart değerlendirme dışı tutulur; durum kalite birimi tarafından yazılı olarak kayıt altına alınır. |
| Ölçüt | Konu | Temel Gereklilik |
| 24.1 | Akademik Tabip Listesi | Eğitim kliniklerinde görevli tüm akademik ünvanlı tabiplerin güncel listesi tutulmalı; unvan, klinik ve hizmet sözleşmesi bilgileri eksiksiz kayıtlı olmalı |
| 24.2 | Haftalık Poliklinik Programı Planlaması | Her akademik tabip için haftalık poliklinik günleri ve saatleri planlanmalı; program HBYS'de ve duyuru panolarında ilan edilmeli |
| 24.3 | Poliklinik Hizmet Performans Analizi | Gerçekleşen poliklinik sayıları planla karşılaştırılmalı; uygunsuzlukta DİF başlatılmalı |
| 24.4 | Hizmet Sözleşmesi Takibi | Her akademik tabibin hizmet sözleşmesi güncel olmalı; sözleşme yükümlülüklerine uyum iki ayda bir denetlenmeli |
| 24.5 | 2 Aylık Başhekim Toplantısı | Sonraki ayın ilk 7 günü içinde önceki dönem analizi |
1. Amaç
Bu prosedürün amacı; eğitim kliniği bulunan sağlık tesislerinde görev yapan akademik ünvanlı tabiplerin poliklinik hizmetlerini sistematik biçimde planlamak, gerçekleşen hizmet performansını izlemek, hizmet sözleşmesi yükümlülüklerine uyumu denetlemek, tespit edilen uygunsuzluklar için DİF süreçleri başlatmak ve tüm bulguları iki ayda bir başhekim başkanlığında değerlendirmek; SDS Hastane Versiyon 2 Standart 24 gerekliliklerini eksiksiz karşılamaktır.
2. Kapsam
Bu prosedür; bünyesinde uzmanlık eğitimi verilen klinik (eğitim kliniği) bulunan sağlık tesislerinde görev yapan tüm akademik ünvanlı tabipleri (profesör, doçent, doktor öğretim üyesi) ve bu tabiplerin bağlı oldukları eğitim kliniklerini kapsamaktadır. Ayrıca akademik tabip poliklinik hizmetlerinin planlanması ve sözleşme takibinde görev alan başhekimlik, insan kaynakları birimi ve kalite birimini kapsar.
3. Tanımlar ve Kısaltmalar
| Kısaltma / Terim | Açıklama |
| Eğitim Kliniği | Tıpta uzmanlık mevzuatı çerçevesinde uzmanlık öğrencisi yetiştirme yetkisi bulunan ve Sağlık Bakanlığı tarafından tanınan klinik |
| Akademik Ünvanlı Tabip | Üniversite kadrosunda Profesör, Doçent veya Doktor Öğretim Üyesi unvanını taşıyan ve eğitim kliniğinde görev yapan uzman hekim; aynı zamanda sağlık tesisinde hasta bakım hizmeti verir |
| Hizmet Sözleşmesi | Akademik tabibin sağlık tesisine ne kadar süre ve ne kapsamda poliklinik ve klinik hizmet vereceğini düzenleyen; üniversite, Sağlık Bakanlığı ve/veya sağlık tesisi arasında imzalanan yasal belge |
| Poliklinik Programı | Akademik tabibin hizmet sözleşmesi çerçevesinde belirlenen günlük ve haftalık poliklinik çalışma takvimi; hasta kabulü ve randevu planlamasının temelini oluşturur |
| Planlanan Poliklinik Sayısı | Hizmet sözleşmesi ve haftalık program çerçevesinde dönemde gerçekleşmesi beklenen toplam poliklinik oturumu veya hasta muayene sayısı |
| Gerçekleşen Poliklinik Sayısı | HBYS kayıtlarından elde edilen, ilgili akademik tabip tarafından fiilen gerçekleştirilen poliklinik oturumu veya muayene sayısı |
| Sözleşme Uyum Oranı | Akademik tabibin hizmet sözleşmesinde tanımlanan yükümlülüklere ne ölçüde uyduğunu gösteren yüzde oran |
| DİF | Düzeltici İyileştirici Faaliyet |
| HBYS | Hastane Bilgi Yönetim Sistemi |
4. Sorumlular
| Unvan / Birim | Sorumluluk | Bağlı Ölçüt |
| Başhekim | Akademik tabip poliklinik programlarını onaylamak, hizmet sözleşmelerini imzalamak veya imzalatmak, uyumsuzluklarda ilgili taraflarla koordinasyon sağlamak, 2 ayda bir değerlendirme toplantısına başkanlık etmek | 24.2, 24.4, 24.5 |
| İnsan Kaynakları Birimi | Akademik tabip listesini güncel tutmak, hizmet sözleşmelerini dosyalamak, sözleşme yenileme tarihlerini takip etmek, poliklinik programı değişikliklerini HBYS'ye yansıtmak | 24.1, 24.4 |
| Eğitim Kliniği Sorumlusu (Şef / Klinik Direktörü) | Kliniğindeki akademik tabiplerin haftalık poliklinik programını hazırlamak ve başhekimliğe onaylatmak, programın uygulanmasını denetlemek, devamsızlık veya program değişikliğini bildirmek | 24.2, 24.3 |
| Akademik Ünvanlı Tabip | Onaylanan poliklinik programına uygun olarak hizmet vermek, hizmet sözleşmesi yükümlülüklerini yerine getirmek, izin ve devamsızlık durumlarını önceden bildirmek | 24.2, 24.3, 24.4 |
| HBYS / İstatistik Birimi | Akademik tabip bazlı gerçekleşen poliklinik sayılarını raporlamak; planlanan ile gerçekleşen karşılaştırma tablosunu hazırlamak | 24.3 |
| Kalite Birimi | DİF açılması ve takibi, uygunluk oranlarının hesaplanması, değerlendirme toplantısı organizasyonu | Tümü |
5. Uygulama
5.1. Akademik Tabip Listesinin Güncel Tutulması (Ölçüt 24.1)
5.1.1. Listede Bulunması Zorunlu 7 Bilgi Alanı
İnsan kaynakları birimi tarafından tutulan akademik tabip listesi aşağıdaki 7 bilgi alanını eksiksiz içermelidir. Liste her değişiklikte güncellenmeli; başhekim tarafından iki ayda bir kontrol edilip imzalanmalıdır.
| No | Bilgi Alanı | Açıklama ve Örnek |
| 1 | Ad, soyad ve akademik unvan | Prof. Dr. / Doç. Dr. / Dr. Öğr. Üyesi unvanıyla birlikte tam ad; unvan değişikliğinde anında güncellenir |
| 2 | Uzmanlık dalı ve bağlı olduğu klinik | Hangi uzmanlık alanında ve hangi eğitim kliniğinde görev yaptığı; birden fazla klinikle ilişkisi varsa her birisi ayrı belirtilir |
| 3 | Üniversite kadrosu ve kurumsal bağlantı | Bağlı olduğu üniversite, fakülte ve anabilim dalı; kadro tespiti ve protokol bilgisi |
| 4 | Hizmet sözleşmesi numarası ve başlangıç tarihi | Yürürlükteki hizmet sözleşmesinin referans numarası ve imza tarihi; sözleşme belgesi İK dosyasında muhafaza edilmektedir |
| 5 | Hizmet sözleşmesi bitiş tarihi | Sözleşmenin geçerlilik süresinin dolacağı tarih; sözleşme bitimine 60 gün kala İK birimi başhekimliği uyarır |
| 6 | Haftalık poliklinik gün sayısı (sözleşmede belirtilen) | Hizmet sözleşmesinde tanımlanan haftalık minimum poliklinik gün sayısı; bu değer planlama ve performans ölçümünün referans noktasıdır |
| 7 | Sözleşme durumu | Aktif / Askıya alınmış / Sona ermiş / Yenileme aşamasında gibi güncel durumu; değişiklik anında güncellenir |
5.1.2. Liste Güncelleme Kuralları
- Yeni akademik tabip göreve başladığında listeye ekleme; göreve başlama tarihinden itibaren 5 iş günü içinde yapılır
- Akademik tabibin unvan değişikliği, klinik değişikliği veya sözleşme yenileme durumunda liste aynı gün güncellenir
- Sözleşmesi sona eren veya görevden ayrılan tabip listede "Sona Ermiş" olarak işaretlenir; aktif listeden 5 iş günü içinde çıkarılır
- Kalite birimi, her iki ayda bir randomize kontrol yaparak 7 bilgi alanının eksiksizliğini denetler
| Akademik Tabip Listesi Eksiksizlik Oranı (％): (7 bilgi alanının tamamı eksiksiz kayıtlı randomize akademik tabip sayısı / İncelenen toplam randomize akademik tabip sayısı) × 100 Değerlendirme: ％80 ve üzeri → Karşılanıyor | ％60–79 → Kısmen | ％59 ve altı → Karşılanmıyor |
5.2. Haftalık Poliklinik Programının Planlanması ve İlanı (Ölçüt 24.2)
5.2.1. Program Planlama Süreci
- Her eğitim kliniği sorumlusu, kliniğindeki akademik tabiplerin hizmet sözleşmeleri esas alınarak haftalık poliklinik programını hazırlar; en geç her ayın son iş günü bir sonraki ay programı başhekimliğe sunulur.
- Program; akademik tabibin adı-soyadı, poliklinik günleri, çalışma saatleri (başlangıç-bitiş), poliklinik odası ve hedeflenen günlük hasta muayene sayısını içerir.
- Başhekim programı inceler; hizmet sözleşmesiyle uyumunu kontrol eder ve onaylar.
- Onaylanan program HBYS'ye (randevu sistemi dahil) girilir ve poliklinik alanlarındaki duyuru panolarına asılır.
- Program değişikliği (izin, kongre katılımı vb.) durumunda eğitim kliniği sorumlusu başhekimliği en az 2 iş günü öncesinde yazılı olarak bilgilendirir; değişiklik HBYS'ye anında yansıtılır.
5.2.2. Program İçeriği ve Kontrol Noktaları
| Kontrol Noktası | Kontrol Kriteri | Sorumlu |
| Sözleşme ile program uyumu | Programdaki haftalık gün sayısı, sözleşmede belirtilen minimum gün sayısının altında değil | Başhekim |
| HBYS'ye giriş | Program onaylandıktan sonra 2 iş günü içinde HBYS randevu sistemine işlenmiş | İK / HBYS Birimi |
| İlan | Program, ilgili poliklinik kapısında ve hastane duyuru panosunda görünür biçimde asılı | Klinik Sorumlusu |
| Program değişikliği bildirimi | Değişiklik en az 2 iş günü öncesinde başhekimliğe yazılı bildirilmiş ve HBYS güncellenmiş | Akademik Tabip / Klinik Sorumlusu |
| Haftalık Program Planlama Uygunluk Oranı (％): (4 kontrol noktasının tamamını karşılayan randomize akademik tabip programı sayısı / İncelenen toplam randomize program sayısı) × 100 Hedef: ％80 ve üzeri |
5.3. Poliklinik Hizmet Performans Analizi (Ölçüt 24.3)
5.3.1. Performans Ölçüm Süreci
İstatistik veya HBYS birimi, her iki ayda bir akademik tabip bazında HBYS'den aşağıdaki verileri çıktı olarak alır ve performans analiz tablosunu hazırlar:
| Performans Göstergesi | Formül / Açıklama | Uygunsuzluk Kriteri |
| Planlanan Poliklinik Oturumu | Dönemde sözleşme ve programa göre beklenen toplam poliklinik oturumu sayısı | Referans değer |
| Gerçekleşen Poliklinik Oturumu | HBYS kayıtlarından elde edilen fiilen gerçekleştirilen poliklinik oturumu sayısı | — |
| Poliklinik Gerçekleşme Oranı | (Gerçekleşen poliklinik oturumu / Planlanan poliklinik oturumu) × 100 | ％80 altı → DİF tetikler |
| Devamsızlık Sayısı ve Gerekçesi | İzinli (yıllık, hastalık, kongre) ve izinsiz devamsızlık sayısı ayrı ayrı raporlanır | İzinsiz devamsızlık → Acil bildirim |
| Ortalama Günlük Hasta Sayısı | Dönemde gerçekleştirilen toplam muayene sayısı / Gerçekleşen poliklinik günü | Uzun vadeli azalış → Değerlendirme |
5.3.2. Uygunsuzluk Yönetimi
- Poliklinik gerçekleşme oranı ％80 altına düşen akademik tabip için klinik sorumlusu ve başhekimlikle değerlendirme görüşmesi yapılır; nedeni kayıt altına alınır
- Makul gerekçe (yoğun izin dönemi, kongre, hastalık) bulunmayan uygunsuzluklarda DİF açılır
- İzinsiz devamsızlık tespit edildiğinde başhekimlik anında ilgili akademik tabibe ve üniversiteye yazılı bildirim yapar
- Tekrarlayan uygunsuzluklarda hizmet sözleşmesi kapsamında yasal yükümlülüklerin gündeme alınması değerlendirilir
| Dönem Ortalama Poliklinik Gerçekleşme Oranı (％): (Tüm akademik tabiplerin dönem toplam gerçekleşen poliklinik oturumu / Tüm akademik tabiplerin dönem toplam planlanan poliklinik oturumu) × 100 Hedef: ％80 ve üzeri DİF Kapatılma Oranı (％): (Kapatılan DİF / Açılan DİF) × 100 — Hedef: ％80 ve üzeri |
5.4. Hizmet Sözleşmesi Takibi (Ölçüt 24.4)
5.4.1. Sözleşme Yönetimi Gereklilikleri
Her akademik tabip için aktif ve geçerli bir hizmet sözleşmesi bulunmalıdır. Sözleşme takibi için aşağıdaki 5 kriter karşılanmalıdır.
| No | Kontrol Kriteri | Değerlendirme Açıklaması |
| 1 | Geçerli sözleşme mevcut | Akademik tabibin hizmet verdiği süre boyunca geçerli, imzalı ve süresi dolmamış sözleşme İK dosyasında mevcut; sözleşme olmadan hizmet verilmez |
| 2 | Sözleşme bitiş tarihleri izleniyor | İK birimi tüm sözleşme bitiş tarihlerini takip listesinde izliyor; bitişine 60 gün kalan sözleşmeler için başhekimliğe uyarı yapılıyor |
| 3 | Sözleşmedeki yükümlülükler yazılı ve açık | Haftalık minimum poliklinik gün sayısı, nöbet yükümlülüğü (varsa), raporlama ve bildirim yükümlülükleri sözleşmede açıkça tanımlanmış |
| 4 | Sözleşme uyumu iki ayda bir denetleniyor | Kalite birimi veya başhekimlik, poliklinik gerçekleşme oranları ve devamsızlık kayıtları üzerinden sözleşme yükümlülüklerine uyumu dönemsel olarak değerlendiriyor |
| 5 | Sözleşme uyumsuzluğunda bildirim ve aksiyon mekanizması tanımlanmış | Sözleşme yükümlülüklerine sürekli uymayan akademik tabip için üniversiteye resmi yazı, DİF açılması veya sözleşme feshi gibi adımları tanımlayan yazılı prosedür mevcut |
5.4.2. Sözleşme Yenileme Süreci
- Sözleşme bitişine 60 gün kala İK birimi başhekimliği uyarır; yenileme süreci başlatılır.
- Sözleşme yenileme veya yeni sözleşme hazırlanması; ilgili üniversite, Sağlık Bakanlığı mevzuatı ve akademik tabibin performans geçmişi dikkate alınarak yapılır.
- Yenilenen sözleşme imzalanmadan akademik tabibin hizmet vermesi durumunda geçici görevlendirme belgesi düzenlenir; bu süre 30 günü geçemez.
- Yenilenen sözleşme akademik tabip listesine ve HBYS'ye 3 iş günü içinde işlenir.
| Hizmet Sözleşmesi Uygunluk Oranı (％): (5 kriterin tamamını karşılayan randomize akademik tabip sayısı / İncelenen toplam randomize akademik tabip sayısı) × 100 Hedef: ％80 ve üzeri Süresi Geçmiş Sözleşme Oranı (％): (Süresi geçmiş ve yenilenmemiş sözleşme sayısı / Toplam aktif akademik tabip sayısı) × 100 — Hedef: ％0 (Sıfır tolerans) |
5.5. İki Aylık Başhekim Değerlendirme Toplantısı (Ölçüt 24.5)
| Kriter | Açıklama |
| Sıklık | Her iki ayda bir |
| Zamanlama | Sonraki ayın ilk 7 günü içinde önceki 2 aya ait veriler üzerinden yapılır |
| Zorunlu Katılımcılar | Başhekim, İnsan Kaynakları Birimi Sorumlusu, Kalite Birimi Sorumlusu |
| Önerilen Katılımcılar | Eğitim Kliniği Sorumluları, düşük performans oranı olan akademik tabiplerin bulunduğu kliniklerin sorumluları |
Zorunlu Gündem Maddeleri
- Önceki dönem DİF'lerinin durumu — kapatılan, devam eden, yeni açılanlar
- Akademik tabip listesi güncellik denetimi — 7 bilgi alanı eksiksizlik oranı (Ölçüt 24.1)
- Haftalık poliklinik programı planlama uygunluk oranı — klinik bazlı kırılım (Ölçüt 24.2)
- Dönem akademik tabip bazlı poliklinik gerçekleşme oranları tablosu — düşük performanslı tabiplerin gerekçe analizi (Ölçüt 24.3)
- Sözleşme uygunluk oranı — süresi yaklaşan veya sona eren sözleşmeler (Ölçüt 24.4)
- İzinsiz devamsızlık sayıları ve alınan aksiyonlar
- Bir sonraki dönem iyileştirme planı
6. Performans Göstergeleri ve Hedefler
| Gösterge | Formül | Hedef | Dönem |
| Akademik Tabip Listesi Eksiksizlik Oranı | (7 alan eksiksiz tabip / İncelenen toplam tabip) × 100 | ％80 ve üzeri | 2 Aylık |
| Haftalık Program Planlama Uygunluk Oranı | (4 kriter tamamlanan program / İncelenen toplam program) × 100 | ％80 ve üzeri | 2 Aylık |
| Dönem Ortalama Poliklinik Gerçekleşme Oranı | (Toplam gerçekleşen oturum / Toplam planlanan oturum) × 100 | ％80 ve üzeri | 2 Aylık |
| Süresi Geçmiş Sözleşme Oranı | (Süresi geçmiş sözleşme / Toplam aktif akademik tabip) × 100 | ％0 (Sıfır tolerans) | Her dönem |
| Hizmet Sözleşmesi Uygunluk Oranı | (5 kriter tamamlayan tabip / İncelenen toplam tabip) × 100 | ％80 ve üzeri | 2 Aylık |
| İzinsiz Devamsızlık Oranı | (İzinsiz devamsızlık günü / Planlanan toplam poliklinik günü) × 100 | ％0 hedef | 2 Aylık |
| DİF Kapatılma Oranı | (Kapatılan DİF / Açılan DİF) × 100 | ％80 ve üzeri | 2 Aylık |
7. İlgili Dokümanlar
- SDS Hastane Versiyon 2 — Standart 24 Algoritması ve Değerlendirme Ölçütleri
- DİF Yönetim Prosedürü (KAL-PR-001)
- Poliklinik Hizmetleri Prosedürü — Standart 1 (POL-PR-001)
- Akademik Tabip Listesi Formu (AKD-FR-001)
- Haftalık Poliklinik Programı Formu (AKD-FR-002)
- Akademik Tabip Performans Analiz Tablosu (AKD-FR-003)
- Hizmet Sözleşmesi Takip Çizelgesi (AKD-FR-004)
- Tıpta Uzmanlık Eğitimi Yönetmeliği
- Sağlık Bakanlığı — Üniversite İşbirliği Protokolü (mevcut ise)
- Toplantı Yönetimi Prosedürü
8. Kayıtlar
| Kayıt Adı | Sorumlu | Saklama Süresi | Ortam |
| Akademik Tabip Listesi (AKD-FR-001) | İK Birimi | 5 Yıl | Dijital + Fiziksel |
| Haftalık Poliklinik Programları (AKD-FR-002) | Klinik Sorumlusu / İK | 3 Yıl | Dijital |
| Akademik Tabip Performans Analiz Tablosu (AKD-FR-003) | İstatistik / Kalite | 5 Yıl | Dijital |
| Hizmet Sözleşmeleri (Asıl belge) | İK Birimi / Başhekimlik | 10 Yıl | Fiziksel + Dijital |
| Hizmet Sözleşmesi Takip Çizelgesi (AKD-FR-004) | İK Birimi | 5 Yıl | Dijital |
| İzinsiz Devamsızlık Bildirim Yazıları | Başhekimlik / İK | 5 Yıl | Fiziksel + Dijital |
| DİF Formu ve Takip Kaydı | Kalite Birimi | 5 Yıl | HBYS / Dijital |
| İki Aylık Değerlendirme Toplantısı Tutanağı | Başhekimlik / Kalite | 5 Yıl | Fiziksel + Dijital |