Doküman yönetimi izni
Doküman ekleme, güncelleme, revize, talepler, toplu işlemler ve durum listeleri.
Doküman izni olan kişinin üst menüsünde Yönet görünür. Bu ekranlar yöneticininkiyle aynıdır; yalnızca izninizin kapsadığı sekmeler görünür (ör. atama izni yoksa Sorumlu Ata sekmesi çıkmaz). Ayrıntılar Yönetici rehberinin Doküman yönetimi konusundadır.
Doküman listesi
-
Doküman yönetimi bölümleri
Yönetim alanı ile arşivlenen (eski revizyonlar), iptal edilen, pasife alınan, onaylı ve gözden geçirilen doküman listeleri. Yönetici ve doküman izni olanlar girer.
-
Yönetim sekmeleri
Doküman seçme, yeni doküman ekleme, sorumlu atama, talepler, toplu işlemler ve etiketler. Güncelle ve revize sekmeleri bir doküman seçince açılır.
-
Nasıl seçilir?
Kalite ağacından ya da aramayla; veya bir kişiyi seçip sorumlu olduğu dokümanları getirerek.
-
Ana alan
Standartların ana alanını seçin.
-
Alt alan
Alt alanı seçince o bölümün dokümanları listelenir.
-
Ad ya da kodla arama
Doküman adının ya da kodunun bir bölümünü yazıp arayın. Birebir sonuç yoksa yazım hatalarına karşı benzer yazılışlar aranır.
-
Kişi
Seçtiğiniz kişinin sorumlu olduğu yayındaki dokümanlar listelenir.
-
Tümünü indir
Kişinin dokümanlarının PDF'lerini zip olarak indirirsiniz.
-
Toplam ve sayfalar
Kayıt sayısı, sayfa geçişi ve sayfa başına kayıt sayısı.
-
Sıralama
Sütun başlığına tıklayınca liste o sütuna göre sıralanır; ikinci tıklama yönü değiştirir.
-
Sütun süzgeçleri
Sütunların altındaki kutulara yazarak listeyi daraltırsınız; Temizle hepsini sıfırlar.
-
Excel / Word
Listeyi Excel ya da Word dosyası olarak indirirsiniz.
-
Dokümanı açın
PDF yeni sekmede açılır. Oturum açıkken açtığınız doküman okundu olarak kaydedilir; yetkililer kimlerin okuduğunu görür.
-
Detay
Dokümanın sorumluları, düzenleyen-kontrol eden-onaylayan, revizyon geçmişi ve gözden geçirme tarihleri.
-
Kimler okumuş?
Dokümanı açmış kişiler ve okuma zamanları (yönetici ya da doküman analizi izni olan görür).
-
Değişiklik öner
Sorumlusu olduğunuz dokümanda değişiklik talebi hazırlarsınız; talep kalite birimine iletilir.
-
Gözden geçir
Dokümanı gözden geçirdiğinizi tarih seçerek kaydedersiniz. Dokümanın sorumlusu ya da doküman güncelleme izni olan yapabilir.
-
Revize et
Yeni revizyon hazırlarsınız; eski sürüm arşive alınır.
-
Güncelle
Dokümanın bilgilerini ve dosyasını revizyon açmadan düzeltirsiniz.
-
Pasife al
Dokümanı yayından kaldırır; Pasife Alınanlar listesinden yeniden yayına alınabilir.
-
İptal et
Dokümanı iptal edilenlere taşır.
Yeni doküman
-
Yönetim sekmeleri
Doküman seçme, yeni doküman ekleme, sorumlu atama, talepler, toplu işlemler ve etiketler. Güncelle ve revize sekmeleri bir doküman seçince açılır.
-
Yeni doküman
Doküman ekleme izni olan yeni doküman yayımlar. Bir talepten gelindiyse talebin içeriği editöre yüklenir.
-
Ana alan
Dokümanın kalite ağacındaki ana alanı.
-
Alt alan
Alt alan seçilince başlıkta bu bölümdeki doküman sayısı görünür; tıklayınca listesi açılır.
-
Doküman kodu
Bölüme göre sıradaki kod önerilir; onay işaretiyle öneriyi alırsınız. Kod KYS.YD.001 biçimine kendiliğinden düzeltilir.
-
Dokümanı hazırlayın
'Cihazımdan Dosya Seç' ile PDF yüklersiniz ya da 'Editörde Dosya Oluştur' ile dokümanı burada yazarsınız; editörde yazılan dokümanların sürümleri karşılaştırılabilir.
-
Doküman adı
Dokümanın tam adı.
-
Kimler görebilir?
Herkes (oturum açmadan da), giriş yapmış kişiler, yalnızca yöneticiler ya da yöneticiler ve seçtiğiniz kişiler.
-
İlk yayın tarihi
Dokümanın ilk yayımlandığı tarih.
-
Revizyon no
Dokümanın revizyon numarası.
-
Revizyon tarihi
Son revizyonun tarihi.
-
Duyuru
Açarsanız doküman yazdığınız mesajla Doküman Duyuruları'na eklenir.
-
Açıklama
Yalnızca yöneticinin göreceği notlar.
-
Etiketler
Dokümanı bulmayı kolaylaştıran kurum etiketleri; yeni etiket yazarak da eklersiniz.
-
Hazırlayanlar
Dokümanı hazırlayan (düzenleyen) kişiler.
-
Sorumlular
Dokümanın sorumluları: değişiklik önerir, gözden geçirir, Dokümanlarım'da görür. Kayıtla birlikte bilgilendirilirler.
-
Kontrol eden
Dokümanı kontrol eden kişiler.
-
Onaylayan
Dokümanı onaylayan kişiler.
-
Onay
İçerikte gizli bilgi ve izinsiz kişisel veri olmadığını onaylamadan kaydedilemez.
-
Kaydet
Doküman yayımlanır.
Dokümanı güncelleme
-
Yönetim sekmeleri
Doküman seçme, yeni doküman ekleme, sorumlu atama, talepler, toplu işlemler ve etiketler. Güncelle ve revize sekmeleri bir doküman seçince açılır.
-
Dokümanı güncelleme
Revizyon açmadan dokümanın bilgilerini ya da dosyasını düzeltirsiniz (yazım hatası, sorumlu değişikliği gibi). İçerik değişikliği için Revize Et'i kullanın.
-
Ana alan
Dokümanın kalite ağacındaki ana alanı.
-
Alt alan
Alt alan seçilince başlıkta bu bölümdeki doküman sayısı görünür; tıklayınca listesi açılır.
-
Doküman kodu
Bölüme göre sıradaki kod önerilir; onay işaretiyle öneriyi alırsınız. Kod KYS.YD.001 biçimine kendiliğinden düzeltilir.
-
Dokümanı hazırlayın
'Cihazımdan Dosya Seç' ile PDF yüklersiniz ya da 'Editörde Dosya Oluştur' ile dokümanı burada yazarsınız; editörde yazılan dokümanların sürümleri karşılaştırılabilir.
-
Doküman adı
Dokümanın tam adı.
-
Kimler görebilir?
Herkes (oturum açmadan da), giriş yapmış kişiler, yalnızca yöneticiler ya da yöneticiler ve seçtiğiniz kişiler.
-
İlk yayın tarihi
Dokümanın ilk yayımlandığı tarih.
-
Revizyon no
Dokümanın revizyon numarası.
-
Revizyon tarihi
Son revizyonun tarihi.
-
Duyuru
Açarsanız doküman yazdığınız mesajla Doküman Duyuruları'na eklenir.
-
Açıklama
Yalnızca yöneticinin göreceği notlar.
-
Etiketler
Dokümanı bulmayı kolaylaştıran kurum etiketleri; yeni etiket yazarak da eklersiniz.
-
Hazırlayanlar
Dokümanı hazırlayan (düzenleyen) kişiler.
-
Sorumlular
Dokümanın sorumluları: değişiklik önerir, gözden geçirir, Dokümanlarım'da görür. Kayıtla birlikte bilgilendirilirler.
-
Kontrol eden
Dokümanı kontrol eden kişiler.
-
Onaylayan
Dokümanı onaylayan kişiler.
-
Onay
İçerikte gizli bilgi ve izinsiz kişisel veri olmadığını onaylamadan kaydedilemez.
-
Güncelle
Değişiklikler kaydedilir.
Revize etme
-
Yönetim sekmeleri
Doküman seçme, yeni doküman ekleme, sorumlu atama, talepler, toplu işlemler ve etiketler. Güncelle ve revize sekmeleri bir doküman seçince açılır.
-
Revizyon
Dokümanın yeni sürümü açılır; yayındaki sürüm aynı işlemde arşive alınır. Gözden geçirme geçmişi yeni sürüme taşınır ve sorumlulara revizyon bildirimi gider.
-
Ana alan
Dokümanın kalite ağacındaki ana alanı.
-
Alt alan
Alt alan seçilince başlıkta bu bölümdeki doküman sayısı görünür; tıklayınca listesi açılır.
-
Doküman kodu
Bölüme göre sıradaki kod önerilir; onay işaretiyle öneriyi alırsınız. Kod KYS.YD.001 biçimine kendiliğinden düzeltilir.
-
Dokümanı hazırlayın
'Cihazımdan Dosya Seç' ile PDF yüklersiniz ya da 'Editörde Dosya Oluştur' ile dokümanı burada yazarsınız; editörde yazılan dokümanların sürümleri karşılaştırılabilir.
-
Doküman adı
Dokümanın tam adı.
-
Kimler görebilir?
Herkes (oturum açmadan da), giriş yapmış kişiler, yalnızca yöneticiler ya da yöneticiler ve seçtiğiniz kişiler.
-
İlk yayın tarihi
Dokümanın ilk yayımlandığı tarih.
-
Revizyon no
Dokümanın revizyon numarası.
-
Revizyon tarihi
Son revizyonun tarihi.
-
Duyuru
Açarsanız doküman yazdığınız mesajla Doküman Duyuruları'na eklenir.
-
Açıklama
Yalnızca yöneticinin göreceği notlar.
-
Etiketler
Dokümanı bulmayı kolaylaştıran kurum etiketleri; yeni etiket yazarak da eklersiniz.
-
Hazırlayanlar
Dokümanı hazırlayan (düzenleyen) kişiler.
-
Sorumlular
Dokümanın sorumluları: değişiklik önerir, gözden geçirir, Dokümanlarım'da görür. Kayıtla birlikte bilgilendirilirler.
-
Kontrol eden
Dokümanı kontrol eden kişiler.
-
Onaylayan
Dokümanı onaylayan kişiler.
-
Onay
İçerikte gizli bilgi ve izinsiz kişisel veri olmadığını onaylamadan kaydedilemez.
-
Revize et
Yeni sürüm yayımlanır, eski sürüm Arşivlenenler'e geçer.
Doküman talepleri
-
Yönetim sekmeleri
Doküman seçme, yeni doküman ekleme, sorumlu atama, talepler, toplu işlemler ve etiketler. Güncelle ve revize sekmeleri bir doküman seçince açılır.
-
Doküman talepleri
Kullanıcıların gönderdiği değişiklik ve yeni doküman talepleri. Doküman güncelleme izni olan değerlendirir.
-
İncele
Talebin metnini, notunu ve hazırlanan taslağı gösterir.
-
Güncellemeye / revizyona aktar
Değişiklik talebini dokümanın güncelleme ya da revizyon formuna taşır; talep editöre yüklenir.
-
Yeni doküman olarak
Yeni doküman talebini ekleme formuna taşır. Doküman kaydedilince bu sayfaya dönülür, talep kapanır ve sahibine karşılandığı iç mesajla bildirilir.
-
İade et
Notunuzla talebi sahibine geri gönderir; talep sahibinde taslağa döner.
-
Kapat
Talebi kapatır.
Toplu işlemler
-
Yönetim sekmeleri
Doküman seçme, yeni doküman ekleme, sorumlu atama, talepler, toplu işlemler ve etiketler. Güncelle ve revize sekmeleri bir doküman seçince açılır.
-
Toplu doküman işlemleri
Seçtiğiniz dokümanları birlikte iptal eder, pasife ya da arşive alır, etiketler; kapak sayfalarını indirir; kimlerin görebileceğini ve hazırlayan / kontrol eden / onaylayan kişileri topluca tanımlarsınız.
-
Toplu onaylı doküman
Onaylı (imzalı) PDF'leri topluca yüklersiniz; dosya adındaki doküman kodundan (ör. KYS.YD.01) ilgili doküman bulunur.
-
Toplu gözden geçirme
Seçtiğiniz dokümanlara aynı tarihli gözden geçirme kaydı girersiniz.
Etiketler
-
Yönetim sekmeleri
Doküman seçme, yeni doküman ekleme, sorumlu atama, talepler, toplu işlemler ve etiketler. Güncelle ve revize sekmeleri bir doküman seçince açılır.
-
Etiketler
Kurumun doküman etiketleri. Etiketler doküman formunda ya da toplu işlemlerde eklenir; burada düzenlenir.
-
Ara
Etiketleri ada göre süzersiniz.
-
Doküman sayısı
Yayındaki doküman sayısı; tıklayınca bu etiketli dokümanlar listelenir. Zincir sütunu arşivdeki sürümleri de sayar.
-
Yeniden adlandır
Aynı adlı başka etiket varsa adlandırılamaz.
-
Birleştir
Bu etiketin dokümanları seçtiğiniz etikete geçer, bu etiket silinir.
-
Sil
Etiket ve dokümanlardaki bağları silinir; dokümanlar silinmez.
Onaylı dokümanlar
-
Doküman yönetimi bölümleri
Yönetim alanı ile arşivlenen (eski revizyonlar), iptal edilen, pasife alınan, onaylı ve gözden geçirilen doküman listeleri. Yönetici ve doküman izni olanlar girer.
-
Onaylı / onaysız
Onaylı (imzalı) PDF'i yüklenmiş ve yüklenmemiş dokümanlar; eksikleri buradan takip edersiniz.
-
Toplam ve sayfalar
Kayıt sayısı, sayfa geçişi ve sayfa başına kayıt sayısı.
-
Sıralama
Sütun başlığına tıklayınca liste o sütuna göre sıralanır; ikinci tıklama yönü değiştirir.
-
Sütun süzgeçleri
Sütunların altındaki kutulara yazarak listeyi daraltırsınız; Temizle hepsini sıfırlar.
-
Excel / Word
Listeyi Excel ya da Word dosyası olarak indirirsiniz.
-
Dokümanı açın
PDF yeni sekmede açılır. Oturum açıkken açtığınız doküman okundu olarak kaydedilir; yetkililer kimlerin okuduğunu görür.
-
Detay
Dokümanın sorumluları, düzenleyen-kontrol eden-onaylayan, revizyon geçmişi ve gözden geçirme tarihleri.
-
Kimler okumuş?
Dokümanı açmış kişiler ve okuma zamanları (yönetici ya da doküman analizi izni olan görür).
-
Değişiklik öner
Sorumlusu olduğunuz dokümanda değişiklik talebi hazırlarsınız; talep kalite birimine iletilir.
-
Gözden geçir
Dokümanı gözden geçirdiğinizi tarih seçerek kaydedersiniz. Dokümanın sorumlusu ya da doküman güncelleme izni olan yapabilir.
-
Revize et
Yeni revizyon hazırlarsınız; eski sürüm arşive alınır.
-
Güncelle
Dokümanın bilgilerini ve dosyasını revizyon açmadan düzeltirsiniz.
-
Pasife al
Dokümanı yayından kaldırır; Pasife Alınanlar listesinden yeniden yayına alınabilir.
-
İptal et
Dokümanı iptal edilenlere taşır.
Gözden geçirilenler
-
Doküman yönetimi bölümleri
Yönetim alanı ile arşivlenen (eski revizyonlar), iptal edilen, pasife alınan, onaylı ve gözden geçirilen doküman listeleri. Yönetici ve doküman izni olanlar girer.
-
Seç getir / tümünü getir
Bölüme göre seçerek ya da yıl seçip bütün dokümanlar için gözden geçirme durumuna bakarsınız.
-
Ana alan
Standartların ana alanını seçin.
-
Alt alan
Alt alanı seçince o bölümün dokümanları listelenir.
-
Ad ya da kodla arama
Doküman adının ya da kodunun bir bölümünü yazıp arayın. Birebir sonuç yoksa yazım hatalarına karşı benzer yazılışlar aranır.
-
Gözden geçirilen / geçirilmeyen
Seçili yılda gözden geçirilmiş ya da geçirilmemiş dokümanlar.
-
Yıl
Yılı seçip Getir'e basın.
-
Toplam ve sayfalar
Kayıt sayısı, sayfa geçişi ve sayfa başına kayıt sayısı.
-
Sıralama
Sütun başlığına tıklayınca liste o sütuna göre sıralanır; ikinci tıklama yönü değiştirir.
-
Sütun süzgeçleri
Sütunların altındaki kutulara yazarak listeyi daraltırsınız; Temizle hepsini sıfırlar.
-
Excel / Word
Listeyi Excel ya da Word dosyası olarak indirirsiniz.
-
Dokümanı açın
PDF yeni sekmede açılır. Oturum açıkken açtığınız doküman okundu olarak kaydedilir; yetkililer kimlerin okuduğunu görür.
-
Detay
Dokümanın sorumluları, düzenleyen-kontrol eden-onaylayan, revizyon geçmişi ve gözden geçirme tarihleri.
-
Kimler okumuş?
Dokümanı açmış kişiler ve okuma zamanları (yönetici ya da doküman analizi izni olan görür).
-
Değişiklik öner
Sorumlusu olduğunuz dokümanda değişiklik talebi hazırlarsınız; talep kalite birimine iletilir.
-
Gözden geçir
Dokümanı gözden geçirdiğinizi tarih seçerek kaydedersiniz. Dokümanın sorumlusu ya da doküman güncelleme izni olan yapabilir.
-
Revize et
Yeni revizyon hazırlarsınız; eski sürüm arşive alınır.
-
Güncelle
Dokümanın bilgilerini ve dosyasını revizyon açmadan düzeltirsiniz.
-
Pasife al
Dokümanı yayından kaldırır; Pasife Alınanlar listesinden yeniden yayına alınabilir.
-
İptal et
Dokümanı iptal edilenlere taşır.
Arşivlenenler
-
Doküman yönetimi bölümleri
Yönetim alanı ile arşivlenen (eski revizyonlar), iptal edilen, pasife alınan, onaylı ve gözden geçirilen doküman listeleri. Yönetici ve doküman izni olanlar girer.
-
Arşivlenenler
Revize edilen dokümanların eski sürümleri. Detaydaki revizyon geçmişinden de ulaşılır.
-
Ana alan
Standartların ana alanını seçin.
-
Alt alan
Alt alanı seçince o bölümün dokümanları listelenir.
-
Ad ya da kodla arama
Doküman adının ya da kodunun bir bölümünü yazıp arayın. Birebir sonuç yoksa yazım hatalarına karşı benzer yazılışlar aranır.
-
Toplam ve sayfalar
Kayıt sayısı, sayfa geçişi ve sayfa başına kayıt sayısı.
-
Sıralama
Sütun başlığına tıklayınca liste o sütuna göre sıralanır; ikinci tıklama yönü değiştirir.
-
Sütun süzgeçleri
Sütunların altındaki kutulara yazarak listeyi daraltırsınız; Temizle hepsini sıfırlar.
-
Excel / Word
Listeyi Excel ya da Word dosyası olarak indirirsiniz.
-
Dokümanı açın
PDF yeni sekmede açılır. Oturum açıkken açtığınız doküman okundu olarak kaydedilir; yetkililer kimlerin okuduğunu görür.
-
Detay
Dokümanın sorumluları, düzenleyen-kontrol eden-onaylayan, revizyon geçmişi ve gözden geçirme tarihleri.
-
Kimler okumuş?
Dokümanı açmış kişiler ve okuma zamanları (yönetici ya da doküman analizi izni olan görür).
-
Değişiklik öner
Sorumlusu olduğunuz dokümanda değişiklik talebi hazırlarsınız; talep kalite birimine iletilir.
-
Gözden geçir
Dokümanı gözden geçirdiğinizi tarih seçerek kaydedersiniz. Dokümanın sorumlusu ya da doküman güncelleme izni olan yapabilir.
-
Revize et
Yeni revizyon hazırlarsınız; eski sürüm arşive alınır.
-
Güncelle
Dokümanın bilgilerini ve dosyasını revizyon açmadan düzeltirsiniz.
-
Pasife al
Dokümanı yayından kaldırır; Pasife Alınanlar listesinden yeniden yayına alınabilir.
-
İptal et
Dokümanı iptal edilenlere taşır.