DÖF sorumlusu ve izleyeni
Size atanan düzeltici-önleyici faaliyetleri yürütme: çalışma notu, ek, termin.
Kalite birimi bir DÖF kaydına sizi sorumlu ya da izleyen atadığında kayıt DÖF → Yönetim Alanı'nda görünür ve size iç mesaj gelir. Sorumlu yaptığı çalışmayı yazar ve belge ekler; izleyen kaydı takip eder. Kök neden, durum ve kapatma kalite biriminindir.
Yönetim Alanı listesi
-
Bildirim / Yönetim
Yeni Faaliyet Başlat ile bildirim yaparsınız. Yönetim Alanı'nda size atanan ya da izlediğiniz kayıtları (yönetici bütün kayıtları) yürütürsünüz.
-
Yönetim sekmeleri
Liste (Seç), karekod oluşturma ve yetkiniz varsa analiz/raporlama arasında geçersiniz. Bir kaydı güncellerken Güncelle sekmesi de görünür.
-
Liste ve sayılar
Yönetici ve DÖF izni olanlar bütün kayıtları, diğer kullanıcılar sorumlusu ya da izleyeni oldukları kayıtları görür. Tamamlanan, devam eden kayıtlar ve tamamlanma oranı burada.
-
Tarihi geçenler
Planlanan çözüm tarihi geçmiş, hâlâ devam eden kayıtlar. Tıklayınca liste bunlara süzülür; yeniden tıklayınca süzgeç kalkar.
-
Planlanan tarihi olmayanlar
Planlanan çözüm tarihi girilmemiş devam eden kayıtlar. Takip için Güncelle'den tarih belirlemeniz önerilir.
-
İşlem görmeyenler
Sorumluların 15 gündür çalışma kaydı girmediği kayıtlar. Tıklayınca liste bunlara süzülür.
-
Sorumlulara e-posta
Atama yetkiniz varsa işlem görmeyen kayıtların sorumlularına günde bir kez toplu hatırlatma e-postası gönderirsiniz.
-
Sayfalar
Liste sayfalara bölünür; buradan sayfa değiştirirsiniz.
-
Sütunlarda arama
Numara, standart, tanım ya da başlatan alanına yazıp Enter'a basın; aramalar birlikte uygulanır.
-
Tarih aralığı
Kayıt tarihine ya da planlanan çözüm tarihine göre süzersiniz. Oktaki menüde bu ay, geçen yıl gibi hazır aralıklar var.
-
İlgili kişi
Bütün kayıtları görüyorsanız, bir kişinin sorumlusu ya da izleyeni olduğu kayıtları seçebilirsiniz.
-
Arama
Numara, tanım, tarih aralığı ve kişiye göre arama alanları burada açılır.
-
Sıralama
Listeyi numara, tarih ya da duruma göre sıralarsınız.
-
Sıralama
Sütun başlığına tıklayınca liste o sütuna göre sıralanır; yeniden tıklayınca yön değişir.
-
Detay
Kaydın form görünümünü açar: bütün alanlar, sorumluların çalışmaları, sonuç ve ekler. Buradan yazdırabilirsiniz.
-
Güncelle
Sorumlusu olduğunuz açık kayıtta çalışmanızı yazar, ek yüklersiniz. Yetkililer bütün alanları, atamayı ve sonucu düzenler.
-
Kopyala
Tekrarlayan bir uygunsuzluk için tanım alanlarından yeni kayıt açar. Ekler, sorumlular, çalışmalar ve sonuç kopyalanmaz.
-
Sil
Kaydı açıklama yazarak pasife alır; diğer yöneticilere iç mesajla bildirilir.
Kaydı yürütme
-
Yönetim sekmeleri
Liste (Seç), karekod oluşturma ve yetkiniz varsa analiz/raporlama arasında geçersiniz. Bir kaydı güncellerken Güncelle sekmesi de görünür.
-
Kaydı güncelleme
Ne değiştirebileceğiniz yetkinize bağlıdır: sorumlu kendi çalışmasını yazar ve ek yükler; DÖF güncelleme izni olan bütün alanları, atama izni olan sorumlu ve izleyenleri düzenler. Düzenleyemediğiniz alanlar kesik çizgili kutuda salt okunur görünür.
-
Bildirim numarası
Kaydın onaltılık numarası. Kopyalanmış bir kayıtsa kaynağı da burada yazar.
-
Tanım
Bildirimde yazılan uygunsuzluk, risk ya da iyileştirme. Gerekirse yetkili düzeltir.
-
Kök neden ve planlanan faaliyet
Saptanan kök neden ve yapılacak iş (eğitim, toplantı, düzenleme…).
-
Planlanan çözüm tarihi
Takip bu tarihe göre yapılır. Tarih geçerse takip sayısını artırıp tarihi uzatın ve değişikliği sonuçlandırma bölümüne not edin.
-
Sorumlular
Kayıtta çalışacak kişiler. Komite ya da ekip seçerek üyelerinin hepsini birden atayabilirsiniz. Atanan kişiler kaydı listesinde görür.
-
İzlemciler
Kaydı yalnızca görmesi gerekenler. İzleyen çalışma yazamaz.
-
Yapılan çalışmalar
Her sorumlunun kendi kutusu vardır; kendi kutunuza yazarsınız. Kayıt güncellenince diğer sorumlulara ve izleyenlere iç mesaj gider. 15 gün çalışma girilmeyen kayıt işlem görmeyenlere düşer.
-
Sonuçlandırma
Faaliyetin sonucu, tarih uzatımları ve etkinlik değerlendirmesi. Yetkili doldurur.
-
Takip sayısı
Planlanan tarih her uzatıldığında bir artırılır; raporlarda kaç kez takip edildiği görünür.
-
Son durum
Faaliyet tamamlanınca 'Tamamlandı' seçilir ve kapanış tarihi girilir. Kapanan kayıtta sorumlu artık güncelleme yapamaz.
-
Güvenlik alanı
Kamu kurumlarında faaliyetin hasta ya da çalışan güvenliğiyle ilişkisi; raporlarda kullanılır.
-
Ekler
Kanıt fotoğraf ve belgeleri yükleyin, başlık verin, sıralayın. Sorumlu yalnızca kendi yüklediği eki silebilir.
-
Güncelle
Değişiklikler bu düğmeyle kaydedilir; Vazgeç listeye döner.
Kayıt detayı
Bildirimin bütün bilgileri kurumun DÖF/DİF formu biçiminde gösterilir; yazdırınca bu sayfa basılır.
-
Form doküman kodu
Formun üst bilgisindeki doküman kodu, yayın ve revizyon bilgisi kurumun DÖF formu dokümanından gelir. Yönetici çarpıya tıklayıp kodu değiştirebilir; seçim bütün DÖF formları için kaydedilir.
-
Sorumlu çalışmaları
Her sorumlunun yazdığı çalışmalar adıyla birlikte.
-
Sonuçlandırma
Faaliyetin sonucu ve kapanış bilgisi.
-
Ekler
Eke tıklayınca görüntüleyici açılır.
-
Yazdır
Formu yazdırır; yazıcı yerine PDF olarak kaydetmeyi seçebilirsiniz.
Bildirim karekodu
-
Yönetim sekmeleri
Liste (Seç), karekod oluşturma ve yetkiniz varsa analiz/raporlama arasında geçersiniz. Bir kaydı güncellerken Güncelle sekmesi de görünür.
-
Karekod
Birimlere asılacak karekod afişi hazırlarsınız. Karekodu okutan kişi doğrudan DÖF/DİF bildirim sayfasına gelir; oturum açmadan da bildirim yapabilir.
-
Tasarım seçin
Bir tasarıma tıklayınca karekod onun üzerine yerleştirilir.
-
Hazır afiş
Resme sağ tıklayıp 'Farklı kaydet' ile indirin ve yazdırın.
-
Yalnızca karekod
Tasarımsız karekod resmini gösterir.
Sonra ne olur?
- Atama mesajını alırsınız; kayıt Benim Sayfam'da ve takviminizde terminle görünür.
- Yönetim Alanı'nda kaydı açıp yaptığınız çalışmayı yazar, kanıt belgesini eklersiniz.
- Kalite birimi çalışmanızı değerlendirir, etkinliğini ölçüp kaydı kapatır.