Toplantı yönetimi

Toplantı yöneticisi ya da sekreterya olarak toplantı ve tutanaklar.

Toplantının yöneticisi ya da sekreteryasıysanız toplantı bilgilerini düzenler, çağrı, planlama, karar ve katılım tutanaklarını hazırlarsınız. Katılımcılar toplantıyı ve tutanakları görür.

Bu konudaki ekranlar: Toplantı listesi Toplantıyı güncelleme Tutanaklar Toplantı detayı

Toplantı listesi

Toplantı listesi ekranı

  1. Toplantı sekmeleri

    Toplantı listesi; yetkiniz varsa yeni toplantı ekleme. Güncelleme ve dokümanlar sekmesi bir toplantı seçince açılır.

    Toplantı sekmeleri

  2. Toplantılar

    Yönetici ve toplantı izni olanlar bütün toplantıları; diğerleri katılımcısı, sekreteryası ya da yöneticisi oldukları toplantıları görür. Tamamlanan, devam eden ve tamamlanma oranı burada.

    Toplantılar

  3. Tarihi geçmiş, devam edenler

    Toplantı günü geçtiği halde 'Tamamlandı' işaretlenmemiş toplantılar. Tıklayınca liste bunlara süzülür.

    Tarihi geçmiş, devam edenler

  4. Sayfalar

    Liste sayfalara bölünür; buradan sayfa değiştirirsiniz.

  5. Sütunlarda arama

    Numara, ad, konu, düzenleyen alanlarına yazıp Enter'a basın; aramalar birlikte uygulanır.

    Sütunlarda arama

  6. İlgili kişi

    Bir kişinin ilgili olduğu toplantıları getirirsiniz.

  7. Arama

    Arama alanları burada açılır.

    Arama

  8. Sıralama

    Listeyi numara, tarih ya da duruma göre sıralarsınız.

    Sıralama

  9. Sıralama

    Sütun başlığına tıklayınca liste o sütuna göre sıralanır.

    Sıralama

  10. Detay

    Toplantının bütün bilgileri, katılımcıları ve ekleri; buradan yazdırırsınız.

    Detay

  11. Güncelle

    Yetkiniz olan alanları düzenlersiniz. Tamamlanmış toplantıyı yalnızca yönetici ve toplantı güncelleme izni olan değiştirir.

  12. Toplantı dokümanları

    Çağrı, planlama, karar ve katılım tutanaklarını editörde hazırlarsınız. Tamamlanmış toplantıda tutanaklar salt okunurdur.

  13. Takvime ekle

    Yaklaşan toplantıyı Google takviminize eklersiniz.

    Takvime ekle

  14. Kopya oluştur

    Toplantıyı tutanaklarıyla birlikte kopyalar; tekrarlayan toplantılarda işinizi kolaylaştırır. Kopyada tarihleri ve katılımcıları kontrol edin.

  15. Sil

    Toplantıyı pasife alır.

Toplantıyı güncelleme

Toplantıyı güncelleme ekranı

  1. Toplantı sekmeleri

    Toplantı listesi; yetkiniz varsa yeni toplantı ekleme. Güncelleme ve dokümanlar sekmesi bir toplantı seçince açılır.

    Toplantı sekmeleri

  2. Toplantıyı güncelleme

    Yönetici, toplantı güncelleme izni olan, toplantı yöneticisi ve sekreterya bütün alanları düzenler; toplantı atama izni olan yalnızca kişileri. Yazamadığınız alanlar kapalıdır.

  3. Toplantı adı

    Toplantının adı (ör. Enfeksiyon Kontrol Komitesi Ocak Toplantısı).

    Toplantı adı

  4. Konu

    Gündemin kısa özeti.

    Konu

  5. Çağrı tarihi

    Katılımcıların toplantıya çağrıldığı tarih; çağrı tutanağında kullanılır.

    Çağrı tarihi

  6. Toplantı tarihi

    Toplantının günü ve saati. Takvimim'de katılımcılara görünür.

    Toplantı tarihi

  7. Toplantı yöneticisi

    Toplantıyı yöneten kişi. Toplantı yöneticisi ve sekreterya toplantının bütün alanlarını, eklerini ve tutanaklarını düzenler.

    Toplantı yöneticisi

  8. Sekreterya

    Tutanakları hazırlayan kişiler (en az bir kişi).

    Sekreterya

  9. Düzenleyen

    Toplantıyı düzenleyen birim ya da kişi (varsa).

    Düzenleyen

  10. Toplantı yeri

    Salon, birim ya da çevrim içi bağlantı bilgisi.

    Toplantı yeri

  11. Komite / ekip

    Toplantıyı yapan komite seçilirse üyeleri katılımcı olarak kolayca eklenir. Komite üyeliği toplantıyı görme hakkı vermez; görmek için katılımcı olarak eklenmek gerekir.

    Komite / ekip

  12. Katılımcılar

    Kişi arayıp ekleyin. Katılımcılar toplantıyı listesinde görür.

    Katılımcılar

  13. Seçilen katılımcılar

    Sürükleyerek sırasını değiştirir, her kişiye toplantıdaki rolünü (ör. Başkan, Üye) yazarsınız; tutanaklarda bu sıra ve roller kullanılır.

    Seçilen katılımcılar

  14. Toplantı durumu

    Çalışmalar bitince 'Tamamlandı' seçin. Tamamlanan toplantı kilitlenir; yalnızca yönetici ve toplantı güncelleme izni olan değiştirebilir ya da yeniden açabilir.

    Toplantı durumu

  15. Ekler

    Toplantıya ait belge ve fotoğraflar.

    Ekler

  16. Onay

    Kayıtta gizli bilgi ve izinsiz kişisel veri olmadığını onaylamadan güncelleme yapılamaz.

    Onay

  17. Güncelle

    Değişiklikler bu düğmeyle kaydedilir.

    Güncelle

Tutanaklar

Tutanaklar ekranı

  1. Toplantı sekmeleri

    Toplantı listesi; yetkiniz varsa yeni toplantı ekleme. Güncelleme ve dokümanlar sekmesi bir toplantı seçince açılır.

    Toplantı sekmeleri

  2. Tutanak formları

    Çağrı, planlama, karar ve katılım formları arasında geçersiniz. Formlar kurumun ilgili form dokümanından ve toplantı bilgilerinden hazırlanır.

    Tutanak formları

  3. Kaydedilmemiş taslak

    Daha önce kaydetmeden çıktıysanız editördeki taslak bu tarayıcıda saklanmıştır; görebilir, karşılaştırabilir, editöre aktarabilir ya da silebilirsiniz.

  4. SDS maddeleri

    Kamu kurumlarında karar tutanağına Sağlıkta Dönüşüm Sistemi ölçütlerini seçip ekleyebilirsiniz.

  5. Editör araçları

    PDF ön izleme, tabloyu genişletme / uzatma, Excel / Word'e aktarma ve toplantı bilgilerini forma yeniden aktarma.

  6. Bağlı form dokümanı

    Bu tutanağın üst bilgisinin alındığı kurum dokümanı.

  7. Kaydet / Güncelle

    Seçili formu kaydeder. Tamamlanmış toplantıda bu düğme yerine 'salt okunur' yazar.

Toplantı detayı

Toplantının bütün bilgileri. Yazdırınca bu sayfa basılır.

Toplantı detayı ekranı

  1. Toplantı yöneticisi

    Toplantıyı yöneten kişi; altında sekreterya ve komite bilgisi.

    Toplantı yöneticisi

  2. Komite / ekip

    Toplantıyı yapan komite ve takip sorumluları.

  3. Katılımcılar

    Katılımcılar toplantıdaki rolleriyle, belirlenen sırada.

    Katılımcılar

  4. Yer ve zaman

    Toplantı yeri, çağrı ve toplantı zamanları.

    Yer ve zaman

  5. Ekler

    Toplantıya ait belge ve fotoğraflar.

  6. Yazdır

    Detay sayfasını yazdırır ya da PDF olarak kaydedersiniz.

    Yazdır