Komite ve toplantı yönetimi

Komite kurma, görevlendirme ve toplantı planlama.

Komite ve ekipleri kurar, sorumlu ve üyelerini atarsınız. Toplantıları planlayıp yöneticisini, sekreteryasını ve katılımcılarını belirlersiniz. Tutanakların hazırlanması Sorumlu rehberinde anlatılır.

Bu konudaki ekranlar: Komite ekleme Komite görevlendirme Toplantı planlama

Komite ekleme

Komite ekleme ekranı

  1. Komite sekmeleri

    Liste ve (izniniz varsa) yeni komite. Güncelle ve Görevlendirme sekmeleri listeden bir kayıt seçince açılır.

    Komite sekmeleri

  2. Komite-ekip adı

    En az 3 karakter; ör. Enfeksiyon Kontrol Komitesi.

    Komite-ekip adı

  3. Takip sorumluları

    Komitenin sorumluları. Sorumlu üyeleri, görevleri, periyodu, ilişkili dokümanları ve ekleri değiştirebilir; komitenin toplantılarını yönetir.

    Takip sorumluları

  4. Ekip kişileri

    En az 3 harf yazıp arayın; listedekilerin hepsini birden ekleyebilirsiniz. Üyeler komiteyi ve toplantılarını görür.

    Ekip kişileri

  5. Seçilen ekip kişileri

    Her üyenin ekip görevini (ör. başkan, sekreter) yazar, sırasını değiştirir ya da üyeyi çıkarırsınız.

    Seçilen ekip kişileri

  6. Toplanma periyodu

    Komitenin en geç kaç ayda bir toplanacağı (1–12). Bilgi olarak saklanır, uyarı üretmez.

    Toplanma periyodu

  7. İlişkili dokümanlar

    Komitenin yönetmeliği, görev tanımı gibi doküman kodları; detayda bağlantı olarak görünür.

    İlişkili dokümanlar

  8. Kaydet

    Komite oluşur; üyelere ve sorumlulara görev mesajı gider.

    Kaydet

Komite görevlendirme

Komite görevlendirme ekranı

  1. Komite sekmeleri

    Liste ve (izniniz varsa) yeni komite. Güncelle ve Görevlendirme sekmeleri listeden bir kayıt seçince açılır.

    Komite sekmeleri

  2. Görevlendirme yazısı

    Sorumlular ve üyeler için hazır resmî yazı; editörde düzenlersiniz. Yazı kaydedilmez, yazdırıp imzaya sunarsınız.

    Görevlendirme yazısı

  3. Yazdır

    Kurum başlığıyla yazdırır ya da PDF olarak kaydedersiniz.

    Yazdır

Toplantı planlama

Toplantı planlama ekranı

  1. Toplantı sekmeleri

    Toplantı listesi; yetkiniz varsa yeni toplantı ekleme. Güncelleme ve dokümanlar sekmesi bir toplantı seçince açılır.

    Toplantı sekmeleri

  2. Yeni toplantı

    Yönetici ya da toplantı ekleme izni olan ekler. Kayıtla birlikte katılımcılara ve sekreteryaya iç mesaj gider.

  3. Toplantı adı

    Toplantının adı (ör. Enfeksiyon Kontrol Komitesi Ocak Toplantısı).

    Toplantı adı

  4. Konu

    Gündemin kısa özeti.

    Konu

  5. Çağrı tarihi

    Katılımcıların toplantıya çağrıldığı tarih; çağrı tutanağında kullanılır.

    Çağrı tarihi

  6. Toplantı tarihi

    Toplantının günü ve saati. Takvimim'de katılımcılara görünür.

    Toplantı tarihi

  7. Toplantı yöneticisi

    Toplantıyı yöneten kişi. Toplantı yöneticisi ve sekreterya toplantının bütün alanlarını, eklerini ve tutanaklarını düzenler.

    Toplantı yöneticisi

  8. Sekreterya

    Tutanakları hazırlayan kişiler (en az bir kişi).

    Sekreterya

  9. Düzenleyen

    Toplantıyı düzenleyen birim ya da kişi (varsa).

    Düzenleyen

  10. Toplantı yeri

    Salon, birim ya da çevrim içi bağlantı bilgisi.

    Toplantı yeri

  11. Komite / ekip

    Toplantıyı yapan komite seçilirse üyeleri katılımcı olarak kolayca eklenir. Komite üyeliği toplantıyı görme hakkı vermez; görmek için katılımcı olarak eklenmek gerekir.

    Komite / ekip

  12. Katılımcılar

    Kişi arayıp ekleyin. Katılımcılar toplantıyı listesinde görür.

    Katılımcılar

  13. Seçilen katılımcılar

    Sürükleyerek sırasını değiştirir, her kişiye toplantıdaki rolünü (ör. Başkan, Üye) yazarsınız; tutanaklarda bu sıra ve roller kullanılır.

  14. Kaydet

    Eksik zorunlu alan varsa gösterilir; kayıttan sonra tutanakları Toplantı Dokümanları'nda hazırlarsınız.

    Kaydet